展示会出展
目次
出展する展示会を決める
申し込む
申請手続き
展示物準備１ ブース装飾
展示物準備２ 商品展示
準備日
当日
アフターフォロー
小規模（数百万円）での注意点
中規模（数百万円）での注意点
大規模（数千万円以上）での注意点
目次
展示会への出展の流れは、図4-1の流れで進めていきます。出展日から遡ってどれぐらい前の期間に何を準備するのかを記載しております。これよりも早めに準備を進めて行けることが理想です。
展示会への出展するのであれば、その 前には準備に着手していなければなりません。もちろん、展示会に出展する作業に着手するためには、戦略が固まっていること、ターゲットの絞り込みが済んでいることは欠かせません。戦略は少なくともPowerPointの資料２０枚ぐらいには出来上がっていなければなりません。
遅くとも３ヶ月前にはブース装飾業者の選定を開始します。機密保持契約を結び、概算見積を取得しておきましょう。意中の業者には予定期間のスケジュールを空けておいてもらうようにお願いしましょう。
はじめに
本章では、あなたが初めて出展すると仮定して説明します。また予算も小規模と仮定します。最小の１コマでの出展を行います。広さは、展示会開催者により多少は異なりますが、一般的には３ｍ×３ｍです。
「数十万円の軍資金で"のろしを上げ"て、打って出る」という想定で以下の説明を進めます。もし幸いなことに大きな予算を持っていたとしても基本は同じですから飛ばさずに読み進めてください。最後に中規模（数百万円）、大規模（数千万円以上）での注意点を説明します。
新商品のWebページに展示会への出展を表明することで、新商品に興味を持っている人と接触機会を持てる可能性が高まります。
新商品のお問い合わせを電話やメールで受けた際にも、「是非、○○展示会に来てください」とお伝えすることができます。新商品の発表直後に多数の引き合いを受けたとしても、全ての引き合い先を訪問して回りご説明をすることは人数的にも難しいでしょう。こちらから出向くのではなく、先方に来てもらうことで、効率的に商談機会を作ることができます。
有望な展示会の日程から逆算して発表日を決め、開発スケジュールを決めていくことも経営視点では大事です。出来上がったタイミングで売るというのではなく、売れるタイミングに合わせて作り上げるという考え方をしなければなりません。スポーツ選手は試合に合わせてコンディション作りをしていきます。コンディションが良くなったら試合をするという態度のスポーツ選手は皆無でしょう。成功する事業も同様です。
展示会への出展には対外的なお披露目の場という役割のみならず、事業に関わるメンバーへの士気を高めていくという、事業を成功に導くために不可欠な関係者の高揚を醸成していく効果もあります。チームスポーツでも試合に向けて、選手の皆が個々の体調、士気を高めていくのみならず、チームも団結を高め、勢いを上げ潮に乗せていくという取り組みが欠かせないことと同じです。同様に、開発メンバーにも関係パートナーにも、期日を決めて、士気を高めていくことで事業の成功をコミットしていきます。
出展する展示会を決める
まず、これが大事です。釣りを想定してください。鯛を釣るならば海に行かねばなりませんし、鮎を釣るならば川です。川ならばどこでも鮎が釣れるのかと言えばそうではありません。上流の清流に行かねばなりません。しかも、釣れるスポットとなる場所は限定的なエリアとなります。あなたの商品に興味を示してくれる人たちが集う場を探すことが事業の成功と新商品の引き合い獲得の最初の一歩です。 あなたの新商品の"ジャンルや特長"と"展示会" と複数ワードでGoogleで検索をすれば、候補となる展示会の情報が出てくるはずです。 また、東京ビッグサイト、幕張メッセ・・・などの展示会が開催される会場のＷｅｂページを見れば、およそ一年先まで展示会の予定が掲載されています。それをつらつらと眺めれば候補となりそうな展示会をピックアップできます。 欠かせないのが、人に評判を聞くことです。あなたの新商品の購入を検討してくれそうな人、販売してくれそうな人、開発のパートナー、・・・・の皆さんに、聞いてみて、出展効果のありそうな展示会を聞くことです。 新商品の公式発表のタイミングとの兼ね合いも重要になります。できれば、新商品の発表後の３ヶ月以内のタイミングで出展して、多くの人の目に触れる場でのお披露目を実現することです。 新商品のプレスリリースに、『なお、この新商品を○○展示会に出展します。』と記載することで、新商品を見に来てくれる人も増える可能性があります。 展示会場には、話題になりそうなニュースのネタを探している記者もやってきます。ニュースは鮮度が大事ですから、まだ登場してホヤホヤの新商品であれば、記事に取り上げてもらえる可能性も高いのです。運が良ければ夜のＴＶニュースで取り上げてもらえるかもしれません。
申し込む（遅くとも３ヶ月前までに）
どの展示会に出展するのかを決めたら、その展示会の事務局に連絡を取ります。出展手続きの書類を送ってもらえます。書類に必要事項を記載して送れば、出展費の請求書が送られてきますのでこれを振り込み出展の手続きは完了します。
でも正式に申請書を送る前にいくつか確認や調整をしておきましょう。そして、ここでは、１～２コマで出展することを想定して話を進めます。
まず、出展費に、電気工事、電気代、机、看板、・・・などの事実上、必要不可欠なモノが費用に含まれているのか確認します。一般的に、東京ビッグサイトのような大規模会場で行われる展示会では、これらは含まれておりません。出展手続きの資料と一緒に送られてきている別の申請用紙で、これらを手配する手続きをしていく必要があります。
１コマのサイズについても確認をしておきましょう。一般的に１コマとは３ｍ×３ｍの広さです。展示会により異なるので、コマの広さについては注意して確認しておくことが必要です。
必ずしも確認や確約が取れるものではありませんが、出展の位置について展示会の事務局に確認や相談が必要です。あなたがラーメン店を出すならば、人通りの多い大通りに店を出す場合と、裏通りに店を出すのでは、準備にも結果にも大きく影響があります。これと全く同様で、願わくば大通りの角地を確保したいのです。出展コマの位置は、大きなコマを出す出展社から優先して決められていきます。しかしなから１コマ出展でもできるだけの交渉はしなければ損です。メール、電話で交渉するのみです。「う～ん。出展しようかどうか迷っているけど、角コマに配置してくれるならば出展したいと思う。」という感じででも食い下がってみましょう。また、パートナー企業が出展するという情報を掴んでいるのならば、その隣や近辺に配置してもらうようにお願いすることも方法です。
申請手続き
『パッケージ装飾』だけでは過不足がありますので、さらに追加で、何かを頼むことを考慮します。逆に、もし不要なものまで含まれている場合は、不要である旨を申請書の備考欄に書いておきましょう。邪魔になるだけですから。
- ＜照明＞
照明の数と種類を確認しておきましょう。ブースは明るい方が活気が感じられますのでできるだけ明るくしたいのです。明るさとは絶対的な明るさではなく、周囲のブースとの比較です。相対的に暗いとなぜか内容まで貧相に見えてしまいます。 東京ビッグサイトのような大規模会場では、会場の高所に設置された照明だけでは展示ブース内の明るさは十分と言えません。『パッケージ装飾』には蛍光灯２本程度の照明も付属しておりますが、より明るくするために照明の増設をオプションで選択できるならば依頼することが望ましいです。また、照明にＬＥＤが選べるならば、白色ＬＥＤの方がくっきり感が強く内容も良く見えますので変更しましょう。
- ＜展示机、イス＞
出展の申し込みでブースとセットで用意される机や椅子の数や大きさを確認しておきましょう。あるいは『パッケージ装飾』で用意される机や椅子の数や大きさを確認しておきましょう。 展示台が無ければ、別途確保しなければなりません。『パッケージ装飾』で用意される机は、組み立てボックスのような味気ない机です。もしこれではカッコが悪く商品が引き立たない。広いスペースを確保したいので不要。というのであれば、これらを使わず（返却してもパックの費用は安くなりませんが）に、業者のオプションで、机やイスのレンタルを選んで頼んでおくこともできます。丸テーブル、ハイチェア、ソファ・・・などが選べるので、オプションが必要ならば依頼することを考慮します。ただし、皆さんが想像するよりも高額です。
展示装飾会社のレンタル品を使わず、自分で机や椅子も展示物と一緒に持ち込むという選択もできます。搬入、搬出の手間がちょっとかかりますが、納得できる用意ができますし、オフィスで使っている備品を活用すれば安上がりに済みます。 なお、一般的なオフィスにある会議室用の長机（180cm）を置いただけでは少し見劣りがしますので注意が必要です。白布をかけて豪華に見せるなど工夫をしたほうが良いでしょう。また、展示会場では立った状態で会話することが多いので、会議室用の長机は高さがちょっと足りません。レンタル費用は安くないので、そこを割り切ればオフィスの什器でも展示会で使えないこともありません。 なお、レンタルの展示台はボックス状であることから机の下の空間に展示の空き箱や説明員の私物を収納しておけるとい宇メリットもあります。 - ＜カタログスタンド＞
床置きのカタログスタンドを１本は用意したいものです。『パッケージ装飾』で用意されることも多いですし、オプションでレンタルを依頼することもできます。 自分で展示物と一緒にオフィスに既にあるカタログスタンドを持ち込むという選択もできます。
- ＜インターネット接続＞
高精細映像の伝送デモを行うような高速で瞬時の接続切れの心配も無いような回線が必要な場合は、費用がちょっと驚く程かかりますが、業者に光インターネットの敷設を依頼しておく必要があります。 逆に言えば、それほど高度な接続品質を必要としないのであれば、無線ルーターを持ち込めばＯＫです。それすら使わず、スマホのテザリングでも十分であるかもしれません。強いて言えば、展示会場ではＷｉＦｉ接続は不安定になる恐れがあるので（他ブースや、多数の来場者のモバイル機器の影響で）、スマホのＷｉＦｉ接続テザリングを使わず、ＵＳＢ接続テザリングなど有線接続にしたほうが安心かもしれません。 なお、私の経験ではＰＣでＷｅｂページを表示する程度のインターネット接続であれば、ＷｉＦｉ接続でも困ったことはありません。
- ＜ディスプレイ＞
費用がちょっと驚く程かかります。 ４０型ぐらいのＴＶ 壁に取り付けて用意いただく
展示物準備１ ブース装飾
- ＜展示パネル（壁面）＞
１コマブースで幅が３ｍの壁面である場合、Ａ０縦かＡ１横のサイズで、３枚のパネルを壁面に貼ることができます。PowerPointで作った原稿をキンコーズに持ち込み『パネル加工セット』を頼めば作ってもらえます。およそ８０００円ぐらいです。 来場者がパッと見て５秒で「何を展示している？」がわかるような内容でパネルを作らなければなりません。文字は、３ｍ離れた距離でしっかりと読めるサイズでなければなりません。また、文字が多くならないよう注意します。その内容は、まさに今まで検討してきたマーケティングの力量が試されるところです。 誰向けなのか ＳＴＰ 展示している新商品はどんなメリットを提供できるのか？ 顧客価値 他社よりも、従来品よりも何が良いのか？ 競争優位 今までの実績はあるのか？（法人ユースの場合） カタログ制作時にカタログの表紙の検討をしてきた内容と重なる点が多々重なります。それゆえカタログ表紙を大きく印刷してパネルを作ることも方法の１つです。しかし、さらに、パッと見て５秒で「何を展示している？」がわかるようになっているのか？の視点で必要ならば、内容をパネル用に改修した方が良い場合もあります。もし、大型のディスプレイを用意する場合は減らすことになります。
業者にはこの状態まで揃えてから説明をすることで、円滑に製作が進み出します。手戻りも少なくなることで費用も節約できます。また、業者への説明の前に、新商品のコアメンバーの中で軽く内容の合意を取っておくことで、カタログ製作が円滑に進みます。レイアウトは図４－２よりも自由に作っても構いません。お好みのレイアウトとなっている既存のカタログを見せながら業者に要望を説明してください。
- ＜社名の看板＞
出展の申し込みで社名パネルの製作も用意されているのか確認しましょう。用意されないケースでは『パッケージ装飾』で用意される設定となっているハズですので確認をしておきましょう。 展示会来場者は、数々ある展示してある机上の商品を眺めつつも、ちらっと上方を眺めて出展社の名前も確認しております。有名企業の展示ブースでは社名のロゴが大きくしっかりと掲げられております。社内ルールでしっかり表記するように決められているのです。それぐらい大事なことです。でも多くの小規模ブースはこの点がおざなりです。しかし逆に言えば、たとえ小規模な出展であってもしっかりと社名やロゴを表記できていれば「ちゃんとした会社」と好感度をもたれることでしょう。少なくとも悪く思う人はいないでしょう。しっかりと印象を残したいものです 出展要項で社名パネルの自主製作が規制されていなければ、展示パネル（机上）と同様に、自分で『スチレンボード』を買ってきて、複合機で印字出力した紙を貼り付け、切り抜いて自前で製作することもできます。そして、パラペットと言われるブース正面上段の場所に掲示します。展示パックなどでは社名が書かれたパネルが張り出されていますが。引っかけられるようフックを貼り付けておけると良いです。現場で臨機応変に貼り付けられるよう準備をして送り出します。
- ＜スポットライト＞
ＬＥＤのスポットライトを展示パネルに投光できると望ましいです。また、社名の看板にも左右から投光できるとなお良いです。また、スポットライトで展示物を明るく照らすことで、展示物を引き立たせることもできます。 業者にレンタルを頼むこともできます。『クリップ付きのＬＥＤのスポットライト』を買って展示物と一緒に持ち込むことも考えてみましょう。
カ展示物準備２ 商品展示
- ＜お披露目パック＞
商品本体は、手に取って見ることができるサイズならば、お披露目パックにて持ち込む１台のみならず、さらに数台の予備機も展示しましょう。ブース来訪者の方が、手に取って体感している間に、机上からメインとなる展示物が消えてしまうことが無いようにするためでもあります。また、複数の来訪者に説明できるようにという点でも必要です。
- ＜小道具＞
新商品と一緒に使われる品を並べて、雰囲気を高めるようなことも考えてみましょう。
例えば、レンガを置いてみる。敷いてみる。などの小道具を用意するだけでも雰囲気がぐっと出るものです。ホームセンターで買えば、たかだか数百円です。 - ＜モニター＞
電気店に行けば４０インチの液晶ＴＶは数万円で売られています。説明の幅が広がりますから説明用のモニターとして用意できれば望ましいです。パソコンやタブレットに繋いで映像出力させて表示させます。 モニターを壁に取り付けられると展示ブースとしてはスマートにまとまるのですが、モニターを壁に取り付けるには専用金具の準備や壁面の補強が必要となります。モニターのレンタル費とこの取付作業費を合わせると、電気店でＴＶを買うよりも高額になるかもしれません。そもそも１コマブースでは壁の補強も困難ですので、モニターを使うのであれば、机上置きにするのが現実的です。（もし、できるだけ目線と同じ高さに配置したいのであれば、壁面に展示机に配置してこの机上に台を用意し、この上にＴＶを乗せて少しかさ上げするというのが現実的な方法です。
準備日の前日（前々日）
- ＜承り票＞
「承り票」を作ってコピーして一緒に発送物に詰めます。10分に１件の接客頻度を想定すれば、５０枚／日の用意となります。併せてペン、ホチキス、ボードも用意しておければ望ましいでしょう。１００円ショップで買えるものです。 アフターフォロー時にどんなことが必要であるかを想定して作りましょう。まず、名刺を貼り付ける欄（ホチキス止め）、接客した担当者の名前や日付、対応の緊急度や連絡の必要性、そのほか 備忘録を書き込む紙面です。 資料●に参考例を添付しますので、あなたの必要なように加工して使ってください。
- ＜名札＞
スーツなどの一般的な姿では、外から見れば、ブースの人なのか、来訪中のお客様なのかわかりません。そこで「●●説明員」などと名札を作って胸に着用します。それが親切というものです。相手の立場になって準備するという気持ちであれば、当然の準備です。あまたある小規模ブースの中に埋もれるのか、一目おかれる存在になるのかは、そんな些細な心がけからです。資料●に参考例を添付しますので、加工して使ってください
- ＜お掃除道具＞
ゴミ箱にもできるようなサイズの段ボール箱を搬入物に入れておくと良いでしょう。他にも床についたゴミを掃除するための粘着クリーナーや商品や机上を拭く布類も入れておくと良いでしょう。
準備日（前日）
当日
展示会終了後
もう少し規模を大きくして行う場合
３コマ横並び配置のブースで出展ができれば、広い面積で店を構えることができるため、１～２コマよりも１段階アップして立派に見えるようになります。また、１コマのブースよりも大通りに配置される可能性も高くなります。さらに、３つのウチの１つか２つが角コマになるので、接触面積（フェース）も格段に増えます。最良のケースでは１コマブースの５倍のフェースになるのです。
自前で準備するとなれば、１コマ出展の２倍超の費用が必要となりますが、単純計算では出展のコスパは良くなります。
さらに、信頼できるパートナーと共闘を組めれば、彼らと費用折半する形で出展することで、１コマ出展時の倍の費用も掛けずに出費することが可能となります。パートナーとの交流や信頼醸成にも役立ちます
●４コマブース
手作りで準備できるぎりぎりのサイズと言えます。３コマでの準備をさらに拡大してブースを作ることになります。
また、４コマ以上になると本格的なブースを作ることもできるようになります。トラスを組んで高所に企業ロゴを掲示し、また高所に多数の照明を配置しブースを明るく照らします。さらに大型モニターをトラスから吊り下げ、壁面に大きなグラフィックを印刷して見栄えの良いブースが作れるようになります。もう手作りでは準備できません。業者に手配をしなければなりません。こうなると、１コマ１００万円の予算は見込んでおきましょう。
業者にも様々な特長があります。展示全体のコンセプトを決めるプロデューサ役を担ってくれる業者、展示ブースを組上げる業者、ステージの内容やステージの進行を担う業者、ナレーターやコンパニオンの手配をする業者、チラシやノベルティなどの配布物を製作する業者・・・特性に応じた使いこなしをしていくプロジェクト管理のスキルと経験が必要になってきます。
中規模で行う場合
展示会の規模にもよりますが、８コマのブースになれば独立した島となり、大通りに面した位置にも配置されるでしょう。一流出展社の仲間入りとなります。出展費用も１０００万円超の準備が必要となってきます。
業者選びがさらに大事になります。一流の業者であれば、誰に、何を、どうアピールしたいのかを最初に訪ねられるでしょう。第２章でしっかりと事業戦略やマーケティング戦略が完成していれば、これをベースに業者と相談を重ねていくことになります。逆に言えば、ここが不安定なまま業者との打合せにはいると、効果的な展示会の準備になりません。
この規模になると、ミニステージを設けるとか、コンパニオンを雇って注意を引くような、彩な演出ができるようになります。
ミニステージを設置して、あなた自身が、あるいは関係者で立派なプレゼンが行うことができれば効果的です。ただ、ステージを空けておいては勿体ないので、頻繁にステージを回していくためには複数の出演者の手配ができるという前提があることが必要です。複数の社員や、パートナーの登壇などのスケジュールが調整できなければ、ステージを設置した効果を得られません。そこで、社員のプレゼンではなく、プロのナレーターを起用したプレゼンを行うステージも考えられます。この場合は、台本レベルからの準備が必要となりますし、大型モニターに表示するコンテンツの制作に時間も工数も必要となってきます。ステージの大画面ディスプレイや音響装置の費用もかかります。ざっと５００万円は用意しておきましょう。費用よりも大事になるのが内容です。２章で検討した戦略がしっかりできていないと、来場者の心に残るステージを準備することができません。プロに頼めば見栄えがするものができますが、中身が伴っていなければ経営的には無駄なマイナス活動になってしまいます。 コンパニオンを雇って注意を引くのであれば、配布するノベルティグッズの用意も欠かせません。さらに費用がかかります。費用よりも大事になるのがノベルティグッズの内容です。今時、ボールペンに社名や商品ロゴを入れたグッズを配っても喜ばれません。ノベルティグッズと言えども、立案したマーケティング戦略に従うものでなければ有効ではありません。これは●章にて説明をします。
1000万円コースです。
大規模で行う場合
さらに、大きなステージを用意できるのであれば、有名人を客員講演者として呼ぶこともできるでしょう。その光景をＳＮＳなどに流すことで、有名人の知名度を利用して新商品のお披露目の効果を高めることも期待できます。 展示会場の近辺のホテルの宴会場を借りて、一部の重要な方々のみ（重要な顧客、重要なパートナー、マスコミなど）をお招きしたスペシャル企画も同時運用することでお披露目効果を高める企画を考えることもできれば検討しましょう。 さらに、新商品のニュース性が高く、マスコミを集めることができるのであれば、新商品の発表をこのスペシャル会場で展示会の初日に行うと企画を実施することも考えられます。
3000万円コース